Keep calm і світлий розум: 5 порад, як бути продуктивним/-ою

оюСповіщення у соцмережах, нові повідомлення в месенджерах, звичка гортати стрічку новин або сторіз: приводів відволіктися від своїх справ і завдань є чимало. На карантині до цього списку додалися побутові «відволікатори»: прибрати, приготувати їсти, «прогулятися» на кухню за чашечкою кави. 

Потрібно закінчити проєкт, а на дозвіллі – дочитати книгу. Постійно нова інформація і нові плани. Часто не встигаєш схопитися за одне, а вже виринає щось інше. У нашому матеріалі – 5 порад, як сказати «стоп» поспіху, інформаційним перевантаженням і невиконаним дедлайнам.

1. Використовуйте час, зважаючи на власні пріоритети

Уявімо, що наше життя – це банка. Камені – це головні речі, а пісок – другорядні. Ми насипаємо в банку камені й тоді зверху можемо досипати пісок, який пройде крізь них. Коли ж ми засипимо з самого початку піском усю банку, то для каменів більше не залишиться місця. У житті може відбуватися щось схоже: другорядне посяде місце головного, і на головне вже не буде часу. Отже, завдання номер один – вирішити, що для нас головне, а що другорядне. Завдання номер два – відповідно до цього розпланувати час. 

Є різні способи, як це зробити. Ми пропонуємо використати матрицю Дуайта Ейзенхауера, 34-го президента США, першого головнокомандувача NATO і президента Колумбійського університету. Він вражав своєю продуктивністю і сформулював власний досвід у вигляді «коробки»:

2. Спостерігайте за своєю увагою: на що вона спрямована

«Хай ваш розум буде лінзою завдяки збіжним променям пучка уваги; хай ваша душа цілеспрямовано налаштується на ту єдину панівну ідею, якою зайнятий ваш розум», – це слова філософа-мораліста Сертілльянж з книги  «Інтелектуальне життя». Коли панівну ідею ви вже обрали, але вона ще не охоплює розум аж так, щоб не відволікатися, то можна спробувати зробити зусилля і фіксувати моменти відволікань. 

Наприклад, щоразу, коли відволікаєтеся від справи, на якій хочете зосередитися, записуйте це у нотатник. Позначайте цей момент паличкою / хрестиком / малюнком / словом або фразою. І робіть так постійно, коли хочеться, наприклад, перевірити стрічку новин у соцмережах. Таким чином ви раціоналізуєте свою поведінку, станете спостерігачем себе самого. 

Згідно з дослідженням Університету в Ірвайні, коли ми відволікаємося від своєї роботи, то, щоб знову до неї повернутися, нам знадобиться 23 хвилини. Проте відволікання бувають різного характеру. Якщо журналіст, пишучи статтю, відволікся на те, щоб перевірити інформацію, то це піде лише на користь. Якщо ж – щоб прогортати стрічку в інстаграмі, тоді повернутися до роботи буде складніше – це просто займе більше часу. 

3. Пам’ятайте, що менше – це насправді більше

Згідно з дослідженням, опублікованим у науковому виданні Proceedings of the National Academy of Sciences, у багатофункціональних людей, які постійно перемикаються між екранами, вкладками та застосунками, зрештою слабші спогади. Психолог Джошуа Ерліх, виконавчий тренер і голова коучингової фірми Global Leadership Council, стверджує: «Сканування мозку показало, що хронічна багатофункціональність потоншує вашу префронтальну кору».

До того ж, коли ми виконуємо кілька справ одночасно, наш мозок постійно перемикається з однієї на іншу, а не сприймає їх синхронно. Виконання кількох справ одночасно – не ефективне, але швидко стає звичкою.

Почніть із вашого браузера. Якщо в ньому відкрито багато вкладок, то закрийте непотрібні або відокремте віконце, в якому працюєте саме зараз. Відкладіть телефон, сповіщення на якому можуть відволікти вас. Наприклад, його можна покласти за ноутбук. 

Врешті виконуйте одне завдання, а не одночасно багато різних. Майкл К. Гарднер, професор педагогічної психології Університету штату Юта, рекомендує витратити принаймні 15 хвилин на будь-яке завдання, перед тим як перемикатися на інше. 

4. Пропускайте інформацію без страху втрати

Компанія Domo опублікувала ще у 2018 дослідження, згідно з яким інтернет викидає 2,5 квінтильйонів байтів даних щодня. Таку кількість інформації просто фізично неможливо охопити! Проте чимало людей все одно намагаються максимально стежити за новинами. Психологи навіть виокремлюють у зв’язку з цим як діагноз синдром втрачених можливостей – FOMO (англ. fear of missing out) Його можуть також провокувати соціальні мережі, і це переросте в потребу постійно перебувати в режимі онлайн, перевіряти, як там у кого справи. 

Гортаючи стрічку, ми бачимо багато всього, що постять різні люди, і так можемо почати ототожнювати дописи людей із ними самими і на основі цього створювати собі їхні хибні образи. Фахівці пропонують долати FOMO за допомогою JOMO (англ. joy of missing out) – радости пропускати можливості. Однойменна організація – JOMO – розробила навіть спеціальний сайт, який може надихнути вас у час, коли ви, наприклад, перебуваєте на діджитал-детоксі і вам здається, що ви багато чого пропускаєте.

5. Відпочивайте 

Для того щоб добре попрацювати, потрібно… добре відпочити. Книга «Відпочинок: чому ти робиш більше, коли працюєш менше» пояснює, що хоча в суспільстві відпочинок часто розглядають як вияв бездіяльности, насправді він допомагає підвищити нашу продуктивність. 

Джошуа Ерліх рекомендує тимчасово «вимикати» мозок: бути присутнім у місці, де ви перебуваєте, зосередитися на диханні або просто встати від екрана та прогулятися. 

Цікаво, що в Японії цілком нормальна практика поспати на робочому місці. Вона має назву «інерумі», що дослівно означає «присутній під час сну». Тобто кожен працівник, який дуже втомився, може перепочити, не відходячи від справ.

Можна також використовувати техніку Pomodoro для продуктивного чергування роботи з відпочинком. Це застосунок, що допомагає поділити робочий процес на відрізки часу, кожен з яких триває 30 хвилин: 25 хвилин – робота, 5 хвилин – відпочинок. Після чотирьох відрізків по 30 хвилин потрібно зробити велику перерву 25-30 хвилин. Усі тимчасові відрізки можна адаптувати під себе.